Activeren van kosten bij cloudapplicaties: mag dat wel?
De vervaardigingsprijs van een actief bestaat uit de 'aankoopprijs inclusief alle direct toe te rekenen uitgaven om het actief voor het voorgenomen gebruik geschikt te maken'. Naast de aankoopprijs worden dus ook bijkomende kosten geactiveerd. Bij machines kun je denken aan aflever- en transportkosten, en installatiekosten.
Bij aangekochte software kan installatie ook kosten met zich meebrengen; deze worden dan ook meegeactiveerd in de verkrijgingsprijs. De nuance van cloudtoepassingen is echter dat er geen software wordt gekocht. De software blijft eigendom van de provider, die het gebruik aanbiedt als een service. Cloudapplicaties staan daarmee niet in de balans van de onderneming.
Maar ook de implementatie van cloudapplicaties vergt kosten. Die leidt immers tot toekomstige voordelen, zodat activering van deze kosten voor de hand ligt. Kun je bijkomende kosten activeren, als het 'onderliggende' actief (hier: de software) niet wordt geactiveerd?
IFRS-regelgeving
Aan de hand van de IFRS heeft de regelgever daar enkele jaren geleden wat nadrukkelijker naar gekeken. Toen was de conclusie: als er geen actief wordt geactiveerd, kunnen ook geen bijkomende kosten worden geactiveerd. Daarmee komen de implementatiekosten van cloudapplicaties dus direct ten laste van het resultaat – tenzij de uitgave op zichzelf een actief zou zijn.
Stel bijvoorbeeld dat een maatwerkinterface moet worden geprogrammeerd tussen al bestaande systemen en een cloud. Als die interface eigendom is van de onderneming, kunnen de hieraan gerelateerde uitgaven worden geactiveerd. Maar dingen als het overzetten van data vormen dan geen zelfstandige activa.
Bij deze beoordeling is soms veel technische en juridische kennis nodig, bijvoorbeeld doordat 'software as a service' verschillende gradaties kan hebben. Zo zijn er varianten als 'platform as a service' en 'infrastructure as a service'. Daarbij zijn applicaties, platformen en servers wel of niet in eigendom van de onderneming. Voor activa die in eigendom zijn van de onderneming, zijn de toerekenbare bijkomende kosten te activeren.
Opnieuw belicht
Dit punt van cloudkosten is strikt genomen geen expliciete IFRS-regelgeving. De regelgever concludeerde in een publicatie slechts dat deze redenering voldoende duidelijk volgt uit de bestaande regelgeving. Dus verdere verduidelijking in de IFRS is niet nodig.
Dergelijke 'IFRIC rejection notes' hebben geen formele status. Maar de praktijk is dat ze feitelijk wel gevolgd moeten worden, omdat de conclusie volgt uit bestaande regelgeving. Na deze publicatie hebben veel ondernemingen hun geactiveerde softwarekosten nog eens tegen het licht gehouden, soms leidend tot het alsnog afboeken daarvan.
Onder de Nederlandse regelgeving hebben we geen 'RJ rejection notes'. Maar de definitie van verkrijgingsprijs van vaste activa is feitelijk dezelfde als onder de IFRS. Dus dan zou je bij consequente toepassing ook onder Nederlandse verslaggeving op hetzelfde uitkomen.
Overwegingen
Toch wringt die uitkomst enigszins met de intuïtie. Zou het voor de kostentoerekening echt zoveel moeten uitmaken of software gekocht is of gedurende meerdere jaren onder licentie wordt gebruikt? Het al of niet bezitten van de broncode is voor dagelijks gebruik immers niet zo belangrijk. Feitelijk lijkt zo’n licentie op het huren van de software.
Saillant is dat onder de IFRS het huren van materiële vaste activa leidt tot het activeren van het gebruiksrecht. Dus dan wél een actief, inclusief bijkomende kosten. IFRS laat wat in het midden of je software ook mag verwerken als een soort huur (IFRS 16); daarmee zou je dus de implementatiekosten kunnen activeren. Die keuze is echter niet gangbaar.
Daarbij komt dat het onder de Nederlandse regelgeving aanvaardbaar wordt geacht om de kosten van het verkrijgen van een huurcontract toe te rekenen aan de huurperiode. Een bekend voorbeeld daarvan is sleutelgeld bij de huur van een bedrijfsgebouw, ofwel het bedrag dat een nieuwe huurder betaalt aan de vorige huurder om het huurcontract te mogen overnemen. Activering daarvan volgt niet uit de regelgeving, maar is in de literatuur toch algemeen aanvaard.
Enige coulance
Je ziet dan ook dat in de literatuur voor cloudkosten enige coulance wordt toegestaan. Met name indien de leverancier de implementatie verzorgt, wordt het door sommigen aanvaardbaar geacht om ook deze kosten toe te rekenen aan de licentieperiode. Splitsen van het bedrag dat aan de leverancier wordt betaald in implementatiediensten en licentiekosten is dan niet nodig.
Deze visie wordt echter niet zo breed ondersteund en kan dus ter discussie worden gesteld. De (accountants)kosten om deze puzzel op te lossen, worden overigens niet als te activeren bijkomende kosten beschouwd.
